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Makigami and standardized workflow to balance activities

Starting from the detection of the execution time of individual activities useful for processing the case file, the processing time required to carry out the entire process was reconstructed. Estimating the frequency of occurrence of the various types of files - such as, for example, foreclosures, bankruptcy proceedings and merit litigation - proved necessary to build a model for calculating the number of resources needed to be able to execute the files in the required time. Activities were distributed among the various resources of the team according to their skills with the aim of balancing the workload and eliminating process bottlenecks. The execution of the activities thus shifted from a point in time view of processing the individual file to an overall view of the entire file portfolio and balancing complexity, execution time and due dates.

Skill Matrix

For each resource, the level of knowledge and skill related to the execution of the type of practice in question was mapped in order to identify any gaps to be filled This analysis also allowed us to identify the current-and target-level of the overall skills of the workgroup, as well as being a useful input for balancing, to understand which activities to assign to specific resources depending on individual skills.

Construction of the roadmap of activities

Based on the processmakigami, we then constructed the sequence of activities to be performed and identified the target lead times within which to complete them. At the same time, we also defined the correct and standard wording to be entered into the practice management software so that when the individual practice was opened, it would already be broken down into the individual tasks correctly timed according to the closing date.

Defining KPIs for monitoring the process

With teamleaders , a dashboard of useful indicators was constructed for tracking the timeliness of activities and monitoring the progress of the process in question. Specifically, KPIs such as punctuality (in terms of closed activities and delayed activities), incidence of activity progress by type, punctuality of activities by type of file, and average days of delay were defined. These indicators were chosen because they are useful-when monitored weekly-to understand the progress of the process and take timely countermeasures in case of deviations .

Construction of practice management templates

Standard text templates to be used in practice management have been defined to make the drafting of the text and communication to stakeholders effective and efficient. As a result, the response process is poka-yoke--free of errors--faster and more usable in terms of identifying the info needed to properly complete the file itself.

Problem Solving

The problem solving process has been implemented to ensure the flow of the process: from the analysis of identified KPIs and potential deviations, it is now possible to scientifically identify the root causes of the problem and countermeasures aimed at solving it.

Makigami e workflow standardizzato per bilanciare le attività

Partendo dalla rilevazione dei tempi di esecuzione delle singole attività utili all'elaborazione della pratica è stato ricostruito il processing time necessario allo svolgimento dell'intero processo. La stima della frequenza di accadimento delle varie tipologie di pratiche - quali, per esempio, pignoramenti, procedure concorsuali e contenziosi di merito - si è rivelata necessaria per costruire un modello di calcolo del numero di risorse necessarie per poter eseguire le pratiche nei tempi richiesti. Le attività sono state distribuite tra le varie risorse del team a seconda delle loro competenze con lo scopo di bilanciare il carico di lavoro ed eliminare i colli di bottiglia del processo. L'esecuzione delle attività è passata quindi da una visione puntuale di elaborazione della singola pratica a una visione d'insieme dell'intero portafoglio pratiche e di bilanciamento tra complessità, tempi di esecuzione e date di scadenza. 

Skill Matrix 

Per ogni risorsa è stato mappato il livello di conoscenza e competenza relativo all'esecuzione della tipologia di pratica in oggetto al fine di individuare gli eventuali gap da colmare Tale analisi ci ha permesso inoltre di individuare il livello attuale - e obiettivo - delle competenze complessive del gruppo di lavoro, oltre a essere un input utile per il bilanciamento, per capire quale attività assegnare alle specifiche risorse a seconda delle skill individuali. 

Costruzione della roadmap delle attività 

Sulla base del makigami del processo è stata poi costruita la sequenza di attività da svolgere e sono stati individuati i lead time obiettivo entro cui concluderle. Contestualmente abbiamo anche definito la dicitura corretta e standard da inserire nel software di gestione delle pratiche in modo tale che al momento dell'apertura della singola pratica questa risulti già scomposta nei singoli task correttamente tempificati in base alla data di chiusura. 

Definizione KPI di monitoraggio del processo

Con i responsabili del team è stato costruito un cruscotto di indicatori utili per la rilevazione delle tempistiche delle attività e il monitoraggio dell'andamento del processo in oggetto. Nello specifico sono stati definiti KPI quali puntualità (in termini di attività chiuse e attività in ritardo), incidenza di avanzamento delle attività per tipologia, puntualità delle attività per tipologia di pratica, giorni di ritardo medio. Questi indicatori sono stati scelti perché utili - se monitorati settimanalmente - a capire l'andamento del processo e prendere tempestivamente le contromisure necessarie nel caso di scostamenti.  

Costruzione dei modelli di gestione delle pratiche 

Template testuali standard da utilizzare nella gestione della pratica sono stati definiti per rendere efficace ed efficiente la stesura del testo e la comunicazione agli interessati. Il processo di risposta risulta così poka-yoke - privo di errori -, più veloce e fruible in termini di individuazione delle info necessarie a completare correttamente la pratica stessa. 

Problem Solving 

Il processo di problem solving è stato implementato per garantire lo scorrere del processo: dall'analisi dei KPI individuati e dei potenziali scostamenti è possibile ora individuare con approccio scientifico le cause radice del problema e le contromisure volte a risolverlo. 

The organization of workloads is significantly improved through the implementation of resource skill mapping techniques and the construction of the standardized task advancement process.

Managers now have complete visibility into the team'sworkload and remaining capacity and can better manage the processing of additional paperwork.

The identified KPIs enable the team to monitor the progress of the process to take timely countermeasures-if necessary.

L'organizzazione dei carichi di lavoro è sensibilmente migliorata grazie all'implementazione delle tecniche di mappatura delle competenze delle risorse e alla costruzione del processo standardizzato di avanzamento dei task. 

I responsabili hanno ora completa visibilità sul carico di lavoro del team e sulla capacità residua e possono gestire al meglio l'elaborazione di ulteriori pratiche.

I KPI individuati permettono al team di monitorare l'andamento del processo per prendere tempestivamente contromisure - se necessario.